Privacyverklaring
1.1. Jocrevak vzw draagt zorg voor de privacy van de Klant en handelt hierbij steeds in overeenstemming met de bepalingen van de toepasselijke privacyregelgeving.
1.2. Doordat de Klant de Website gebruikt en/of zijn persoonsgegevens meedeelt bij inschrijving, boeking of reservatie en de checkbox met vermelding “Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden.” aanvinkt, gaat de Klant uitdrukkelijk akkoord met de wijze waarop Jocrevak vzw deze gegevens verzamelt en verwerkt zoals hierna beschreven.
1.3. Jocrevak vzw gebruikt enkel die gegevens welke nodig zijn om een zo goed mogelijke dienst te verlenen. De door u meegedeelde persoonsgegevens zullen gebruikt worden voor volgende doeleinden: informatie verstrekken. Jocrevak vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van deze persoonsgegevens en ziet toe op de vertrouwelijkheid en de veiligheid van de gegevens. Daarnaast registreert Jocrevak bij het bezoek door de Klant aan de Website het IP-adres, de browser en het besturingssysteem, de externe website die de Klant heeft doorverwezen naar de Website, de door de Klant bezochte pagina’s op de Website en de datum en tijd van elke door de Klant bezochte pagina. Deze informatie wordt enkel verzameld voor statistische doeleinden en voor verbetering van de Website. Jocrevak vzw gebruikt de door de Klant via de Website meegedeelde gegevens enkel om respectievelijk de gevraagde informatie te leveren, de gevraagde nieuwsbrieven te sturen en de inschrijving, boeking of reservatie uit te voeren.
1.4. Nadat de Klant een inschrijving, boeking of reservatie heeft geplaatst, kan Jocrevak vzw – voor zover de Klant dit uitdrukkelijk heeft aanvaard – het e-mailadres van de Klant ook gebruiken om hem commerciële informatie toe te sturen over haar diensten of Evenementen. Indien de Klant geen nieuwsbrieven of informatie over haar diensten of Evenementen wenst te ontvangen, kan de Klant zich op elk moment uitschrijven door Jocrevak vzw een e-mail te sturen.
1.5 Toegang tot de verzamelde gegevens is strikt voorbehouden voor bestuursleden en medewerkers binnen de vereniging en dit slechts met betrekking tot de gegevens die nodig zijn voor het volbrengen van hun taak.
1.6. De gegevens kunnen worden doorgegeven aan de partners van Jocrevak vzw (Verhuurder Accomodaties, Verzekeraar). Daarnaast heeft Jocrevak vzw het recht om de persoonsgegevens van de Klant over te maken aan bevoegde autoriteiten op hun uitdrukkelijk verzoek. De gegevens kunnen door Jocrevak vzw eveneens verwerkt worden in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
1.7. De persoonsgegevens van de Klant zullen niet langer worden bewaard dan vijf (5) jaar na registratie, inschrijving, boeking of reservatie door de Klant.
1.8. De Klant heeft het recht om Jocrevak vzw kosteloos te vragen over welke persoonsgegevens Jocrevak vzw beschikt en deze gegevens desgevallend kosteloos te laten corrigeren. De Klant kan dit recht uitoefenen door Jocrevak vzw te contacteren via de contactgegevens vermeld op voorwaarde dat de Klant zich afdoende identificeert. Daarnaast beschikt de Klant ook over het recht om zich op verzoek en kosteloos tegen de voorgenomen verwerking van zijn persoonsgegevens te verzetten, indien de verwerking verricht wordt met het oog op direct marketing.
1.9. Jocrevak vzw maakt tijdens de Evenementen foto’s en/of videomateriaal van de activiteiten en/of de deelnemers. Op het Jocrevak account van de Klant kan de Klant bij het profiel van elk kind aanduiden of er al dan niet toestemming wordt gegeven voor het gebruik van dit beeldmateriaal voor de Website, brochures en andere publicitaire doeleinden. De Klant beschikt over het recht om zich te verzetten tegen voormeld gebruik van beeldmateriaal en kan hiervoor via het Jocrevak account de optie afzetten. Dit dient te gebeuren ten laatste voor de aanvang van het Evenement.
Inleiding GDPR
Jocrevak vzw respecteert de privacy van zijn leden en bezoekers in overstemming met de geldende wetgeving, of je nu louter informatief opzoekingen doet, of een kamp boekt. Omdat privacy voor iedereen belangrijk is, wil Activak vzw je met dit document transparant informeren over hoe wij omgaan met alle gegevens die wij verzamelen, hoe we daar om mee gaan, wie je kan contacteren bij problemen, en zo veel meer.
De verwerking van persoonsgegevens, wat is dat? (art. 4 GDPR)
De GDPR is de Europese wetgeving die alles rond privacy regelt, en waaraan ook wij helemaal naar handelen. Om te verduidelijken waarover het gaat, hier enkele definities zoals opgenomen in de GDPR.
- Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (dus geen vennootschap); identificeerbaar betekend hier een natuurlijk persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, door een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijk persoon.
Ter verduidelijking: persoonsgegevens zijn alle gegevens die aan een individu gekoppeld kunnen worden. Enkele voorbeelden: je naam, adres, telefoonnummer, medische gegevens, … - Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd door een geautomatiseerd proces, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, …. van gegevens.
Vanaf er iets gebeurd met gegevens van een natuurlijk persoon, is er sprake van een verwerking, hoe klein dan ook. - Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijk of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
In dit document is de verwerkingsverantwoordelijke steeds Jocrevak vzw. - Verwerker: een natuurlijk of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
Hier gaat het om iedereen die binnen Activak vzw bezig is met het verwerken van gegevens.
Waarvoor verwerkt Jocrevak vzw je gegevens?
Alle persoonsgegevens die Jocrevak vzw verzamelt of verwerkt, worden verwerkt door:
Jocrevak vzw, Karel de Grotelaan 12, 3400 Landen, België, met ondernemingsnummer 0536.347.345.
Doelstellingen van de verwerking van persoonsgegevens?
Algemeen verwerkt Jocrevak vzw je gegevens omdat:
- We je identificeren, willen kunnen contacteren en je correct willen adviseren
- We je boeking van je vakantiekamp correct willen beheren
- We je goed en medisch correct willen verzorgen op vakantiekamp.
De gegevens van een boeking worden bewaart en gebruikt voor zover dit noodzakelijk is voor de naleving van alle wettelijke verplichtingen en binnen het kader van de activiteiten van Jocrevak vzw. Bepaalde persoonsgegevens moeten wettelijk gezien een minimale tijd bewaard worden. Worden er wettelijk geen termijnen bepaald, dan kunnen de persoonsgegevens bewaard worden door Jocrevak vzw binnen een termijn die Jocrevak vzw zelf noodzakelijk acht voor het efficiënt uitvoeren van de taken.
Geef je medische gegevens door op een zorg- en voedingsfiche? Dan worden deze gegevens slechts 1 seizoen bijgehouden. Na het laatste kamp worden deze gegevens automatisch gewist. Alle papieren versies van medische gegevens die je bezorgd aan de vrijwilligers, worden aan je terugbezorgd of worden versnipperd op het hoofdkantoor.
Bezoek je alleen onze website voor informatie? Dan verwerken we geen persoonsgegevens. We verwerken wel persoonsgegevens van zodra je een brochure aanvraagt en/of je inschrijft op onze nieuwsbrief. Deze persoonsgegevens worden apart bewaard.
Welke persoonsgegevens verwerken we, en hoe?
Er zijn heel wat persoonsgegevens die we van jou verwerken, en dat om je vakantiekamp zo goed als mogelijk voor te bereiden en te voldoen aan alle wettelijke bepalingen. Hier worden de persoonsgegevens per categorie weergegeven.
- Gewone persoonsgegevens
- Identificatiegegevens zoals naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, …
- Persoonlijke kenmerken zoals je geslacht, geboortedatum, leeftijd
- Opleiding en vorming
- Werkgegevens van bepaalde ouders
- Beeldopnamen: video en foto
- Medische gegevens zoals diëten, allergieën, medicatie, …
Alle gegevens die we verzamelen, komen op één van volgende manieren tot bij ons:
- Via jezelf, je wettelijke vertegenwoordiger, of iemand die hiervoor een mandaat of akkoord van jezelf heeft gekregen (bijvoorbeeld via de werkgever van je ouders)
- Van andere vakantiedeelnemers en de begeleidende vrijwilligers
- Van derden zoals activiteiten- en verblijfspartners
Alle gegevens die je aan ons bezorgd, worden verwerkt door bevoegde medewerkers binnen het door hen toegewezen takenpakket in het kader van duidelijk omschreven taken. Alle gegevens worden door hen met de uiterste zorg en vertrouwelijk behandelt. Indien gegevens verwerkt worden door vrijwilligers, bijvoorbeeld om de juiste zorg te kunnen bieden, doen ook zij dat binnen een duidelijk afgelijnde taak, en met uiterste zorg.
Alles medewerkers zijn gebonden tot het beroepsgeheim, en leven de discretieplicht na. Dit wordt zowel wettelijk als deontologisch opgelegd. Alle medewerkers tekenen ook een geheimhoudingsverklaring.
Sommige persoonsgegevens geven we door?
Sommige van de persoonsgegevens die je aan ons bezorgd, worden aan derden doorgegeven, en dat enkel aan:
- Jezelf, je wettelijke vertegenwoordiger (ouders, voogden, bewindvoerders, …), je vertegenwoordiger (vb. advocaat) of iemand die hiervoor een mandaat of jouw akkoord heeft gekregen, en dat rechtstreeks of door de tussenkomst van de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg van jouw keuze.
- De verblijfsorganen of activiteitenpartners van Jocrevak vzw in het kader van de toeristische wetgeving (brandveiligheid, aanwezigheidslijsten, toerismebelastingen, …)
- Aan Jocrevak-vrijwilligers, zodat er gezorgd kan worden voor de praktische organisatie van de vakantiekampen. Daarnaast zorgen zij zo ook voor een correcte medische opvolging, en kunnen zij op een correcte manier medische hulpverlening toedienen.
- Aan zorginstellingen, zoals artsen en ziekenhuizen, maar enkel wanneer medische ingrepen noodzakelijk zijn, en dan alleen medische gegevens.
- Aan de bedrijfsrevisoren, en dat binnen hun vertrouwelijkheidsplicht
- Aan tegenpartijen, advocaten, gerechtsdeurwaarders, deskundigen en aan justitie, en dat enkel in geval van geschillen
- Aan je schuldeisers en hun gerechtsdeurwaarders in het kader van een procedure tot uitvoering
- Aan onze verwerkers (de lijst hieronder is indicatief en zijn de voornaamste verwerkers)
- Combell (beheerder van de website en boekingssysteem)
- Mailingsfirma (mailcamp voor online mailing en alle drukkers)
- Advocaten, gerechtsdeurwaarders en deskundigen
Gegevens doorgeven buiten de EER?
Binnen de Europese Economische Ruimte, ofwel alle landen van de EU, Noorwegen, Liechtenstein en IJsland, zijn je gegevens evenwaardig beschermd. Je gegevens kunnen zeer uitzonderlijk naar buiten de EER gestuurd worden, als blijkt dat:
- Het nodig is om alle maatregelen te treffen om een contract met je na te doen leven
- Dit nodig is voor je levensbelang
- Je uitdrukkelijk hebt toegestemd
- Het wettelijk toegelaten is
Beveiliging van je gegevens
Jocrevak vzw bindt zich er toe alle passende maatregelen te treffen om je gegevens zo veilig en integer als mogelijk te verwerken, en de beschikbaarheid daarvan voor jou te waarborgen. We zijn daarvoor continu op zoek naar technische ondersteuning om de verwerking correct te laten blijven verlopen.
Jocrevak vzw heeft de nodige fysieke, administratieve, organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen genomen om alle persoonsgegevens te beschermen tegen diefstal, verlies, of onbevoegd gebruik en/of onthulling. Ook alle medewerkers moeten handelen naar die maatregelen genomen door Jocrevak vzw.
Wat zijn je rechten betreffende persoonsgegevens?
Het zijn en blijven jou gegevens. Jij hebt dus bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens, zolang die rechten niet in strijd zijn met de wettelijke verplichtingen of de taken van openbaar belang toevertrouwd aan Jocrevak vzw.
Als betrokkene heb je recht van inzage van alle gegevens die betrekking hebben op jou en die verwerkt zijn door Jocrevak vzw. Op eenvoudig verzoek kan je een kopie krijgen van alle gegevens die Jocrevak vzw van jou verwerkt.
Je hebt ook het recht op rectificatie of aanpassing van je gegevens, waardoor je op elk moment onjuiste gegevens kan laten aanpassen, of gegevens kan aanvullen.
Je kan ten allen tijde je toestemming intrekken om jou persoonsgegevens te verwerken en dat zonder daarvoor een reden op te geven. Het intrekken van de toestemming heeft géén betrekking op alle verwerkingen die gebeurd is voor de intrekking.
Je hebt het recht om niet uitsluitend aan geautomatiseerde individuele besluitvorming onderworpen worden. Sommige gegevensverwerking loopt geautomatiseerd zonder tussenkomst van een medewerker. Mocht je het niet eens zijn met dat geautomatiseerd proces, dan kan je Jocrevak vzw contacteren en een tussenkomst van een medewerker vragen.
Ben je het niet eens met de manier waarop bepaalde gegevens verwerkt worden, dan mag je bezwaar geven. Wil je vergeten worden? Dan kan je vragen alle gegevens te wissen die Jocrevak vzw van jou heeft.
Rechten uitoefenen, of klachten?
Wil je jou rechten uitoefenen, dan kan je steeds contact opnemen via info@jocrevak.be. Wees zo specifiek als mogelijk in welke rechten je precies wil uitoefenen, alleen zo kunnen we je zo snel als mogelijk verder helpen. Bewijs ook steeds je identiteit, door bijvoorbeeld een kopie van je identiteitskaart toe te voegen.
Heb je vragen of opmerkingen? Laat het ons weten via info@jocrevak.be per brief naar Sonvalwijk 38, 3041 Waasmont of 0474 52 25 48
Heb je ons gecontacteerd, maar ben je het niet eens of reageren we niet? Dan heb je steeds het recht om contact op te nemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit.
